УТВЕРЖДЕНА
распоряжением администрации района
от 28.12.2016 № 243
Инструкция по делопроизводству в администрации Ленинского района города Челябинска (извлечения)
V. Организация документооборота и исполнения документов
Рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц
147. Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращения граждан), рассматриваются в администрации района в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», Уставом Ленинского района города Челябинска, Регламентом администрации Ленинского района города Челябинска, настоящей Инструкцией.
148. Обращения граждан в документообороте администрации района, в том числе в СЭД, выделяются в отдельный документопоток.
149. Все письменные обращения граждан, поступающие в администрацию района, передаются в общий отдел, где обрабатываются в установленном порядке и регистрируются в СЭД в течение трех рабочих дней с момента их поступления в администрацию района.
150. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.
151. При регистрации на каждое обращение гражданина в СЭД формируется электронная регистрационно-контрольная карточка установленной формы, в которой указываются регистрационный номер, присваиваемый обращению при поступлении, краткие сведения об обращении и движении обращения с момента поступления в администрацию района до завершения исполнения и направлении в дело, включая структуру исполнения с резолюциями руководителей.
152. После регистрации поступившие письменные обращения граждан направляются в электронном виде в СЭД для предварительного рассмотрения:
- адресованные главе района – главе района;
- адресованные заместителям главы района – заместителям главы района;
- адресованные в структурные подразделения администрации района – руководителям соответствующих структурных подразделений администрации района;
- иные обращения граждан, направленные в администрацию района, – главе района.
153. После рассмотрения главой района, заместителями главы района, руководителями структурных подразделений администрации района обращение гражданина с резолюцией в электронном виде направляется в СЭД непосредственным исполнителям для принятия мер и подготовки ответа на обращение.
Если рассмотрение обращения гражданина поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
154. При рассмотрении обращений граждан исполнители, которым направлено обращение:
1) обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием лица, направившего обращение;
2) запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в структурных подразделениях администрации района, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
3) готовят письменный ответ на обращение (проект ответа в случае необходимости подготовки ответа за подписью главы района, заместителя главы района);
4) уведомляют заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в соответствующий орган или иному должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
5) по просьбам граждан разъясняют порядок обжалования.
155. Ответ на обращение гражданина подписывается главой района либо иным уполномоченным им должностным лицом администрации района.
156. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, включая день направления ответа заявителю.
Срок рассмотрения обращения гражданина может быть продлен, если затронутые в нем вопросы требуют специального изучения и дополнительных проверок, но не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя.
Право продления срока рассмотрения обращения гражданина предоставляется главе района либо заместителю главы района, в компетенции которого находится документационное и организационное обеспечение деятельности администрации района.
При подготовке ответов на обращения граждан:
- за один день до истечения срока исполнения осуществляются все необходимые действия в регистрационно-контрольной карточке обращения (далее – РККО) в СЭД;
- за три дня до истечения контрольного срока подготовленный проект ответа на обращение на бумажном носителе и в электронном виде передается на подпись руководителю;
- не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения, заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения.
Проект ответа на обращение гражданина готовится в соответствии с резолюцией в срок, установленный руководителем. Если срок исполнения в резолюции не указан, подготовка ответа на обращение осуществляется в срок, установленный в РККО.
Ответ на обращение гражданина (копия ответа) на бланке установленного образца предоставляется в общий отдел для формирования дела не позднее установленного в РККО срока исполнения. К ответу (копии ответа) прилагаются заверенные копии документов, подтверждающих отправку ответа как в электронном виде по адресу электронной почты, так и на бумажном носителе почтовым отправлением.
Скан-копии ответов заявителям за подписью главы района, заместителей главы района направляются по электронной почте работниками общего отдела.
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
В случае если текст письменного обращения гражданина не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Ответ на обращение гражданина, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Если последний день срока рассмотрения обращения гражданина приходится на нерабочий день, днем окончания срока рассмотрения обращения считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Ответственность за своевременное и правильное разрешение поставленных в обращениях граждан вопросов несут руководители структурных подразделений администрации района в соответствии с поручениями главы района, заместителей главы района.
157. Устные обращения граждан принимаются, как правило, на личных приемах, которые проводят должностные лица администрации района, руководители структурных подразделений администрации района в установленные дни недели по графику, ежегодно утверждаемому главой района.
Информация о личном приеме граждан должностными лицами администрации района, руководителями структурных подразделений администрации района размещается на официальном сайте администрации района.
Запись на приём к главе района, предварительное собеседование и организацию личного приема граждан главой района обеспечивает общий отдел.
Запись на приём к заместителям главы района, руководителям структурных подразделений администрации района, предварительное собеседование и организацию личного приема граждан заместителями главы района, руководителями структурных подразделений администрации района обеспечивается заместителями главы района, руководителями структурных подразделений администрации района собственноручно.
158. Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении гражданина факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в установленном настоящей Инструкцией порядке.
В течение трех дней со дня проведения личного приема (включая день приема) главой района, заместителями главы района карточка личного приема гражданина подлежит передаче в общий отдел для регистрации в СЭД.
159. Переданные на личном приеме письменные обращения граждан подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, настоящей Инструкцией.
160. Обращения граждан, поступившие в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в установленном настоящей Инструкцией порядке. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
161. Повторным и многократным обращениям граждан присваивается входящий номер первичной регистрации, в соответствующей графе РККО в СЭД отмечается признак повторности.
Повторными считаются вторые и последующие обращения граждан, поступившие в течение года от одних и тех же граждан по одному и тому же вопросу в один и тот же орган, либо одному и тому же должностному лицу администрации района, руководителю структурного подразделения администрации района.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые обстоятельства, должностное лицо администрации района, рассматривающее обращение, либо уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые им обращения направлялись только в администрацию района.
162. Обращения граждан считаются исполненными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, разрешены, либо по ним даны подробные разъяснения.
Исполненные обращения граждан со всеми прилагаемыми к ним материалами передаются на бумажных носителях в общий отдел. В РККО в СЭД специалистом общего отдела проставляется отметка «В дело» с указанием даты снятия обращения с контроля.
163. Документы по приему и рассмотрению обращений граждан формируются в дела и хранятся в общем отделе в электронном виде и на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел и требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Начальник общего отдела систематически анализирует причины, характер, содержание обращений граждан и представляет информацию о состоянии работы с обращениями граждан главе района.
Заместитель главы Ленинского района И. Ю. Тишина
Дата изменения: 01 декабря, 2021 [14:03]
